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Trabajo remoto

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Trabajo remoto vs Ciberseguridad: cómo mantener su negocio seguro trabajando en casa.

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    • La pandemia del Coronavirus hizo del home office una de las grandes tendencias mundiales del 2020. Y aunque el Covid-19 siga afectando negativamente casi todos los aspectos de nuestras vidas, también podemos ver un impacto positivo para el mundo y para los negocios gracias a la implementación masiva del trabajo remoto.   Trabajar en casa es algo que ya venía creciendo rápidamente en términos de popularidad en los últimos años. Y por buenas razones. La Universidad de Stanford publicó un estudio que muestra que las personas son, en promedio, 13% más productivas en su casa que en la oficina. Además, también existen los beneficios operacionales para las compañías. Organizaciones con cronogramas flexibles de trabajo remoto tienden a gastar menos para mantener sus oficinas o logran al menos reducir el espacio utilizado y ahorra con eso.  Considerando aún el hecho de que dejas de hacer con que las personas tengan que ir hasta el trabajo y, con eso, ayudas a reducir la polución en las ciudades (las recientes apariciones de delfines en los canales de Venecia son un ejemplo extremo pero pertinente de eso), la decisión sobre el tema se vuelve aún más fácil.   No estamos defendiendo un cambio definitivo ni obligatorio en dirección al home office, al final, es un hecho que la innovación suele surgir de conversaciones y diálogos cara a cara entre las personas. Pero si existe algo que el Covid-19 puede enseñarnos es que el trabajo remoto puede tener sus beneficios, tanto para los negocios cuanto para el planeta. El trabajo remoto aumenta los riesgos sobre la ciberseguridad Trabajar en casa representa un gran cambio para la manera con la que las personas ejecutan sus funciones y, si ese cambio se hace sin cuidado, puede causar serios riesgos de ciberseguridad, gran parte de ellos relacionada la manera como esos funcionarios trabajan. Un informe de 2019 de Kaspersky relata que el 72% de los empleados de empresas pequeñas guardan en sus computadores del trabajo archivos que contienen datos personales suyos. Otro informe del mismo año que relata el alto perjuicio causado por filtraciones de datos muestra: el 52% de las compañías afirman ya haber sufrido ataques o invasiones después de que sus empleados usaran sus sistemas de TI de manera equivocada.   Cambiar el comportamiento: el gran desafío de la ciberseguridad Las personas suelen sentirse fuera del ambiente corporativo cuando están trabajando en su casa, y eso puede ayudar a aumentar su productividad. Pero eso también significa que ellas pueden no estar tan atentas en relación a las mejores prácticas de seguridad, al mismo tiempo en que el equipo de TI no está cerca para poder solucionar sus problemas de inmediato.   La verdad es que 9 de cada 10 veces en las que los colaboradores de una empresa estén trabajando en un dispositivo de la compañía estos también van a usar ese dispositivo para fines personales, como hacer compras online. Lo que pasa es que los hackers son inteligentes: ellos anticipan estos cambios y están siempre buscando nuevas formas de invadir y explotar a los negocios.   Con tanta gente en casa las 24 horas del días, 7 días a la semana, haciendo compras en internet repetidamente, vemos un gran aumento en el número de ataques por phishing. Los hackers están poniendo sus trampas en páginas falsas que simulan grandes tiendas online o supermercados, por ejemplo. También vemos un aumento en un típico más específico de phishing, llamado "Situation-sensitive" o "emocional", en el cual los hackers se aprovechan de la bondad y la sensibilidad de las personas, y envían correos pasándose por organizaciones de caridad o de salud en la lucha contra los efectos del Coronavirus. Una vez que los usuarios hacen click en esos e-mails y principalmente si están conectados a una red VPN de la compañías, los hackers logran acceder a esa red y así posiblemente poner toda la corporación en riesgo.   El hecho de que tengamos millones de personas trabajando desde sus casas también representa una serie de nuevos desafíos para los equipos de TI, que tienen que esforzarse al máximo para descubrir cómo proveer el mejor soporte posible aunque distantes. Generalmente en una oficina el empleado puede aproximarse al equipo de TI y simplemente decir: "Mi computador está un poco lento hoy. ¿Puedes ayudarme? Luego, el responsable por el sector arregla el problema directamente y todo se resuelve rápidamente. Pero cuando eso pasa y estás en tu casa muchas veces la tendencia es que sigas trabajando sin arreglar el problema, principalmente cuando nos acordamos de que los sectores de TI están llenos de pedidos y dudas para manejar, ayudando a una serie de personas que están trabajando de casa y manejando sus equipos y dispositivos solas por primera vez.   Pero, ¿qué pasa entonces cuando existe un problema serio? Muchos equipos de TI no tienen la experiencia ni las herramientas necesarias para investigar posibles ciberataques de manera remota y arreglar todo rápidamente. Por eso, el enfoque actual es tratar de aumentar los esfuerzos para evitar que esos ataques lleguen a ocurrir. Pero cómo? Enseñe su equipo a ser consciente sobre ciberseguridad Proveer entrenamientos es algo crucial para ayudar a que su equipo gane conciencia sobre su propia ciberseguridad. Por eso, planee un programa de capacitación, con partes online, una clase virtual y contenido extra enviado por correo electrónico. Es posible probar para ver si las personas son capaces de identificar un ataque de phishing utilizando un correo falso, por ejemplo. Para empezar, existe un curso gratis de 30 minutos creado por Kaspersky y por el Area9 Lyceum para ayudar nuevos practicantes del home office a trabajar de manera segura. El curso incluye información sobre cómo aumentar la seguridad de contraseñas, la importancia de proteger los puntos de entrada y salida del dispositivo y también sobre cómo hacer actualizaciones regulares de los softwares.   La educación y la comunicación, principalmente en este momento, son elementos vitales y cruciales para cualquier empresa. Los funcionarios tienen que saber qué es permitido hacer con los dispositivos corporativos y no sólo aquello que no debe ser hecho. A través de reuniones y mensajes semanales, es posible saber qué es lo que ellos han visto, orientarlos sobre las mejores prácticas y responder dudas. Eso va a hacer que ellos se sientan más abiertos a la hora de hablar con los responsables y, en caso de que algo ocurra, podrán reportar todo de manera más clara y rápida. Construya una cultura de confianza Es una pena, pero en muchas organizaciones de gran porte aún no existe una cultura de transparencia entre colaboradores y equipos de TI sobre asuntos cibernéticos. Cuando las personas cometen algún error, muchas veces se quedan sin saber exactamente qué hacer y, con miedo de perder sus empleos, muchas de ellas dejan de reportar invasiones y filtraciones de datos que pueden causar daños severos más tarde. Por eso, es importante construir una cultura de confianza y transparencia entre los empleados y el equipo de TI. Una comunicación abierta y clara es fundamental.   Oriente su equipo sobre los peligros de navegar en internet libremente Navegar en internet casualmente puede traer problemas de ciberseguridad para las redes corporativas. Por eso asegúrese de que los colaboradores sepan de eso y cree incentivos para que hagan cosas no relacionadas al trabajo, como compras online, acceder a redes sociales o leer noticias, en sus propios dispositivos.   Mantenga sus máquinas actualizadas Si usted no sigue los cronogramas correctos de actualización y patching de sus softwares en los dispositivos que provee para los empleados puede estar aumentando las chances de que los hackers encuentren lagunas de vulnerabilidad dentro de su sistema. Para prevenir eso, se puede coordinar el acceso remoto a esos aparatos para que el equipo de TI haga el proceso de patching a distancia, o también se puede coordinar para que los empleados hagan el proceso por su cuenta, con la ayuda de un especialista vía teléfono. O mejor aún: ¿que tal instalar una herramienta automática de actualización?   Sus empleados deben cambiar su contraseña del wi-fi. De verdad. Parece raro, pero sí: hace la diferencia. La mayoría de los routers caseros utiliza una contraseña estándar, que puede fácilmente ser descubierta por hackers y usada para acceder al back end de las redes de wi-fi. Pocas personas se mueven para cambiar esas contraseñas por tratarse de un proceso no tan simple, pero eso cambio puede mejorar drásticamente su protección contra ciberataques. Entonces facilite el proceso y oriente a sus colaboradores sobre cómo hacerlo. La ciberseguridad en la era del trabajo remoto Después que las restricciones del Covid-19 terminen y las organizaciones noten que sus empleados han manejado bien el trabajo remoto, la tendencia es que eso cambie la manera como trabajamos para siempre. Administradores y gobernantes deben implementar a partir de ahora una política de, al menos, un día de home office a la semana.   Con eso en mente es necesario entender bien los riesgos del trabajo remoto, como prepara los equipos para protegerse y fomentar una cultura de colaboración y transparencia dentro de las empresas. Y si usted está pensando en extender el trabajo remoto para más allá de la cuarentena, lo ideal es crear un buen programa de entrenamiento de ciberseguridad y garantizar las herramientas necesarias para mantener a su equipo y su negocio seguros.

Líderes a distancia: psicólogos dan consejos para cuidar la salud mental de tu equipo durante el home office.

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    • "El más grande experimento de home office de todos los tiempos" Así fue que la prestigiosa revista Time describió el trabajo en el 2020, después de que millones de personas en todo el mundo empezaran a hacer cuarentena y trabajar de casa desde el inicio del avance del Coronavirus por el planeta. ¿Pero qué impactos surgirán con este cambio repentino de rutina y con todo el alboroto y la incerteza generados por la pandemia del Covid-19? Hablamos con dos importantes especialistas en salud mental en el trabajo para descubrir qué pueden hacer los líderes para garantizar el bienestar de sus empleados en este nuevo momento. Define el estándar de bienestar para tu empresa Salud física y seguridad son elementos fundamentales dentro de un ambiente profesional, y temas actualmente muy discutidos en el mercado laboral, pero la salud mental aún es un elemento muchas veces ignorado. La doctora canadiense Joti Samra, especialista en el tema, ve la necesidad de cambiar ese escenario. Samra es una de las creadoras del National Standard of Canada for Psychological Health and Safety in the Workplace (Estándar Nacional para la Salud Mental y la Seguridad en el Ambiente Laboral, en traducción libre), un guía para las empresas canadienses sobre el tema, y anunció recientemente el desarrollo de un estándar internacional de salud mental para las empresas con base en el sistema ISO. Ella también es la fundadora y CEO de MyWorkplaceHealth, una consultoría que está ayudando negocios a hacer sus ambientes laborales más beneficiosos para la salud mental de sus funcionarios.  El estándar definido por Samra junto a otros especialistas canadienses identifica 13 factores que contribuyen para un ambiente laboral psicológicamente seguro, incluyendo civilidad, respeto y liderazgo transparente. Ella cree que el momento que vivimos exige esfuerzos aún más grandes para mantener esos parámetros: "Nuestros estudios indican que cuando aumentamos la preocupación sobre este tema, el resultado es bueno para todos. Vemos mejoras significativas en las evaluaciones de los clientes, la retención de talentos y en casi todas las líneas, en general".  https://www.youtube.com/watch?v=zx3e073AEx8&amp=&t=24s Aumentando la Salud Mental, el Bienestar y la Resiliencia en la Era del Covid-19", un webinar gratuito de la Dra. Joti Samra. "Los negocios en todo el mundo están cambiando por culpa del Coronavirus. Tenemos que evaluar lo que estamos haciendo, lo que funciona y lo que no, y ser honestos sobre nuestros puntos débiles. Es necesario prepararse para resistir", completa Samra. Una buena salud mental empieza con una buena gestión de personas Los líderes son la esencia para el éxito de todo, dice Samra. "Todo y cualquier líder del mundo está en una posición complicada en este momento. Llevamos con nosotros un gran peso debido a nuestra responsabilidad sobre otros. Tu jefe directo es un factor importante a la hora de balancear los desgastes del día-a-día. Tenemos que darles a esos líderes las habilidades para mantener la calma, entender lo que dispara el estrés del equipo y regular eso por su propia cuenta", afirma. "Cosas impredecibles y fuera de control causan estrés para la grana mayoría de las personas. Y el Coronavirus es la suma de esas dos cosas. Es necesario establecer más certezas para así controlar la ansiedad. Yo, por ejemplo, estoy creando planes y presupuestos de 3, 6, 12 y 18 meses para mi negocio. Así le doy algo de previsibilidad a mis empleados. Eso no solo me ayuda a mantener la cabeza en el lugar correcto como CEO, pero también le pasa confianza a mis clientes." "Hace un año que gestiono mi propia startup y recién logré establecer un flujo regular de trabajo. Pero tuvimos que cambiar nuestras prioridades en este momento. Estoy repensando qué es esencial y qué puede esperar. Separo las cosas semana por semana, y muchas veces día por día, para poder ir ajustando las cosas más fácilmente conforme cambia el panorama", completa Samra. Valora la confianza y la transparencia Confianza es la clave para el trabajo remoto. Kristina Barger, una especialista en gestión del trabajo remoto y el bienestar psicológico que ya ha colaborado con startups en Londres, Nueva York y Corea del Sur alerta: "La confianza es algo frágil y puede fácilmente romperse cuando un equipo está distante, más aún en tiempos de crisis".  "Si discutes con un compañero de trabajo en la oficina puedes fácilmente calmar los ánimos tomándote un café con él o conversando a solas. Pero cuando no ves a las personas, es muy fácil que algún comentario se malinterprete. Y los problemas se agravan si no son resueltos rápidamente", completa.  Más cumplidos y recompensas Barger dice también que las incertezas hacen que los plazos sean aún más difíciles de cumplir: "Es importante crear una rutina y recompensas para los que logran cumplirla. La gente necesita incentivos positivos. Reparte tus tareas y las de tu equipo en listas cortas, sé más efectivo y date a ti mismo recompensas simples cuando cumplas lo que te propusiste. Puede ser darles un simple "gracias" a un compañero o hasta hacer una pausa para llamar a un amigo, por ejemplo". La doctora Samra cree que el momento que vivimos puede ser la oportunidad ideal para introducir algunos cambios: "Tenemos que ser más permisivos. Es importante crear una cultura de confianza y entender que nadie vive su mejor momento actualmente. Deja que las personas definan sus propias agendas de acuerdo con sus vidas. Eso va ayudar a crear un sentimiento de lealtad y un mayor equilibrio entre vida personal y laboral."  Habla más Gerentes de personas necesitan saber cómo comunicarse de manera eficiente y clara, afirma la Dra. Samra: "Hay que tener charlas individuales con tus empleados y darles feedbacks directos regularmente, así entendemos cuáles son los posibles causales de estrés de cada personas. Puede ser el trabajo, pero también puede ser dinero, hijos o hasta la salud de un familiar. Es necesario adaptar tus expectativas para cada persona. Yo misma le he pedido a mis gerentes que mantengan un contacto cercano con sus colaboradores para descubrir quién está bien y quién necesita ayuda. Asi podrás ofrecer tu apoyo a ellos desde el principio."  Barger también recomienda hablar más: "No podemos disociar lo que le pasa a nuestros empleados a lo que está pasando en el mundo. Sustituye algunos momentos de trabajo por pausas de conversación. Por ejemplo, puedes empezar las reuniones con una charla informal y preguntar sobre qué está pasando en la vida de cada uno". Ry Morgan, fundador de la plataforma Unmind, especializada en salud mental en el ambiente laboral, tiene la costumbre de comparar salud mental a la higiene bucal. Según Morgan, deberíamos separar un momento todos los días para nuestro propio bienestar. O sea, de la misma manera en la que te cepillas los dientes varias veces por día, deberías separar algún tiempo para cuidar de tu mente y, por extensión, de la mente de tu equipo, sea en la oficina o en casa. Mira a la gente a los ojos, aunque sea por la pantalla Otra recomendación de la Dra. Samra es tener más reuniones por video: "Hacemos cada vez más video llamadas. Y claro que eso demanda más trabajo que una llamada simple, pero la conexión que se crea con el contacto visual ayuda a normalizar el momento en que vivimos. Conexiones no solo ayudan a superar, como a perseverar en casos de adversidad". Ya Barger afirma que puede ser algo bueno para los líderes demostrar cierta vulnerabilidad. Según ella, expresar emociones en el trabajo es algo que debe ser normalizado: "Es mucho más auténtico si te abres y dices algo como: 'También es difícil para mi. ¡Mis hijos me están matando!", afirma. Comparte libremente En este momento, estamos sobrecargados por información de todos lados y eso afecta a todos, principalmente a los gerentes de personal. La Dra. Samra afirma que es necesario personalizar la comunicación: "Conéctate individualmente y pregunta qué es lo que cada uno necesita. La conversación no tiene que ser la misma para todos". Las herramientas digitales pueden ayudar en eso. Barger y sus colegas presentaron hace algunos meses el Remote Leadership Support Group (Grupo de Soporte para Líderes en Trabajo Remoto, en traducción libre), una comunidad en la plataforma Slack para que gerentes tengan orientación y soporte de especialistas en el tema. Mientras eso, la Dra. Samra también usa el Slack para mejorar la comunicación interna de su startup. "Tenemos un foro opcional sobre el tema y la gente puede usarlo si quiere", dice. Y aún aconseja: "Sé proactivo a la hora de compartir información con tu equipo. Si le ofreces algún beneficio a tus empleados, como asesoramiento o programas de salud laboral, ten la seguridad de que todos sepan cómo acceder a ello." También existen muchos recursos gratis que pueden ayudar. El blog del portal MyWorkplaceHealth, por ejemplo, es una fuente impresionante de artículos sobre cómo enfrentar los desafíos de la pandemia y los problemas de salud mental en el trabajo. https://www.youtube.com/watch?v=rZuB-kUJD_A&feature=emb_title Consejos para enfrentar la ansiedad causada por el Coronavirus y sus impactos en el trabajo - Un artículo de MyWorkplaceHealth.  Mantente atento a las señales de alerta La salud mental es algo que se puede deteriorar lentamente con el pasar del tiempo. "Generalmente no es fácil notar lo que le está pasando a alguien antes de que llegue a un punto insostenible. Tenemos que observar los pequeños cambios: plazos no cumplidos, retrasos, entregas y e-mails confusos pueden ser algunas de esas señales.", afirma Berger. De acuerdo a la Organización Mundial de la Salud (OMS), depresión y ansiedad en el trabajo causan aproximadamente USD 1 billón en pérdidas debido a la baja productividad. Entre los trabajadores del Reino Unido, por ejemplo, el 15% sufre de algún tipo de problema psicológico actualmente. Durante la pandemia, ese número debe aumentar aún más. "Cosas que nos hacen bien, como dinero, estabilidad y socializar fueron cortadas o reducidas bruscamente y eso tiene un fuerte impacto sobre las personas", explica Barger.  Cómo empezar la conversación sobre salud mental Barger sugiere un enfoque por etapas: "Hay que establecer una base y a partir de eso empezar a normalizar los cambios por los que estamos pasando, hablando del tema sin pudor en mensajes y llamadas. Explícale a tu equipo los recursos que tienen disponibles y muéstrales que estás ahí para apoyarlos. El siguiente paso es hacer checkpoints con cada uno", afirma la especialista. "Los líderes tienen que asumir la responsabilidad y mostrar empatía sin juzgar a sus empleados. Cuando les pides que vengan a ti en caso de que tengan problemas, puede ser que eso no pase de inmediato. Todo es parte de un proceso. Tu equipo puede no sentirse cómodo en un primer momento y eso es normal. Puedes sugerir un happy hour o un café virtual, por ejemplo, para que la gente empiece a soltarse", dice Barger. Ella aconseja aún a que estés atento a las diferencias culturales y a las diferentes personalidades: "Toma la iniciativa de empezar la conversación con aquellos que son más reservados. Pero sin presionar. Si prefieres, puedes pedirle a compañeros que tengan más intimidad con aquella persona que se mantenga atenta y que se cuiden entre ellos".  Desvía la atención de las malas noticias Mientras nos ajustamos a la nueva realidad y a una nueva manera de trabajar, existe un gran potencial de burnout en las empresas, debido a las largas horas de trabajo en casa. Sin una salida a la calle, la rutina puede sobrecargar a las personas. Eso sin hablar de las noticias sobre el mundo, que ya no son muy positivas.  Barger recomienda disminuir el consumo de noticias por un tiempo para bajar la presión: "Si ves que las noticias te están dejando sin ánimo, empieza a controlar lo que ves y cómo accedes a ese contenido". Un estudio realizado en Israel mostró que el hábito de consumir noticias más de dos veces al día puede tener un impacto negativo para la salud mental. Cómo fortalecer tu estructura en tiempos tan inestables Con este cambio inesperado para el home office, muchos de nosotros tenemos ahora hijos, novios, esposas y hasta mascotas como "compañeros de trabajo". La Dra. Samra cree que los puntos fuertes y débiles de esas relaciones serán exacerbados con la nueva rutina: "Es un momento peligroso para los que viven relaciones controladoras o abusivas. Pero incluso relaciones que no sean tan complicadas pueden complicarse. Lo que uno puede hacer como líder es darle estructura a sus empleados para que tengan una rutina que vaya más allá de su vida personal. Llamadas en video, por ejemplo, incentivan a las personas a levantarse, arreglarse y a encontrar un espacio aislado dentro de su casa para trabajar". Si tienes preocupaciones sobre la seguridad de un compañero dentro de su relación no dejes de manifestarte. Entérate de las recomendaciones de las autoridades sobre la prevención a la violencia doméstica. Un ejemplo es el del Departamento de Salud del Reino Unido, que preparó un guía para ayudar a líderes de empresas a identificar señales de abuso doméstico y qué hacer sobre eso. Barger dice que el camino para una buena productividad es distinto para cada persona. Pausas regulares y programadas son esenciales para descomprimir y así retomar la atención: "Una persona que esté en una casa llena de gente puede trabajar por una hora y luego ver la necesidad de tomar una pausa para relajarse, sea con un café o una llamada a un amigo. Pero si esa persona no lo programa antes, puede ser que no logre hacerlo. Para crear una estructura es necesario tener disciplina. Si de repente te metes a ver una serie de Netflix en horario de trabajo, puedes arrepentirte de eso después".  Por eso, Barge cree que un momento de relajación es importante para recargar las pilas. "La meditación es una buena alternativa para este momento, pero, si estás demasiado ansioso eso puede no ser suficiente. Algunos minutos de ejercicio pueden ayudarte. Puedes probar por una semana y ver si eso te ayuda a bajar el estrés y la ansiedad".  Cómo el trabajo remoto puede mejorar los negocios  A pesar de todos los desafíos y las consecuencias negativas, Barger cree que la pandemia también puede traer puntos positivos para los negocios. "Las personas serán obligadas a mejorar sus capacidades de comunicación y eso puede mejorar la planificación y la rutina. El desplazamiento y el trabajo en oficinas nos agrega algo de disciplina, pero en este momento tenemos que ser disciplinados por cuenta propia", completa. La Dra. Samra dice que la separación física también puede ayudar a aproximar a las personas: "La humanidad nunca tuvo una experiencia como la que vivimos ahora, algo compartido por todo el planeta. En mi caso, este hizo que mi equipo se aproxime más y que cada uno comparta más sobre su vida". "'Vivimos una era sin precedentes'. Esa es una de las frases que se ha vuelto cliché en el mundo post-Coronavirus. Pero tenemos que adaptar la manera en que trabajamos para lograr superar los desafíos que tenemos por delante. Y ese cambio empieza mirando más hacia nosotros mismos y hacia nuestros compañeros", completa.
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