copia de seguridad
Con los marcadores del navegador, la bandeja de entrada ilimitada de Gmail, la omnipresente Wikipedia y la eficaz copia de seguridad de los dispositivos iOS en iCloud, resulta fácil tener la impresión de que los datos online se almacenan de forma segura y para siempre. Lamentablemente, no siempre es así. Por ese motivo, es una buena idea hacer una copia de seguridad de la información personal importante y protegerla del ransomware y el spyware. En esta publicación, examinamos el qué, el porqué y el cómo del proceso de las copias de seguridad.
Nueve escenarios de pérdidas
Podríamos escribir un libro enorme sobre las formas en que los datos online pueden desaparecer o volverse inaccesibles, pero nos limitaremos a enumerar algunos ejemplos reales de datos que se pierden para demostrar la gran variedad de situaciones posibles:
- Guardas en favoritos tus recetas preferidas de un sitio web de cocina, pero, después de un rediseño y reestructuración del sitio, las direcciones de los artículos se modifican y los enlaces guardados ya no funcionan.
- Escuchas música en un servicio de streaming, pero las canciones desaparecen de tu lista de reproducción debido a problemas de derechos de autor.
- Chateas con tus amigos en un servicio de mensajería instantánea y supones que el historial de mensajes estará ahí para siempre, pero el servicio acaba cerrando y pierdes el historial.
- Compilas una bibliografía para una tesis o un trabajo de investigación, pero algunos de los artículos referenciados se publican en sitios que posteriormente se cierran o en los que implementan un muro de pago.
- Usas un servicio gratuito de toma de notas que de repente se vuelve de pago o deja de funcionar.
- Guardas un enlace a una guía útil sobre declaración de impuestos y beneficios en un sitio web del gobierno, pero algún tiempo después deja de estar disponible.
- Almacenas tus fotos y vídeos en un álbum de fotos online, pero el proveedor decide reducir la resolución de las imágenes, lo que provoca que los fondos de los vídeos y el texto en las capturas de pantalla se vean borrosos.
- Publicas un sitio web, pero el proveedor del alojamiento pierde todos tus datos debido a un ciberataque.
- Cuelgas una publicación en redes sociales o das me gusta a otra, pero unos meses después no puedes encontrarla. Tal vez ni siquiera se ha eliminado, pero simplemente no tienes forma de buscarla.
La pérdida de contenidos online se puede dividir en dos tipos distintos: (1) cuando dejas de poder encontrar información que solía estar disponible públicamente; y (2) cuando pierdes datos propios: notas, fotos o documentos.
El primer tipo de pérdida de datos es de escala global: según un estudio reciente, el 38 % de los enlaces activos en 2013 no funcionan diez años después. En los sitios web gubernamentales, esta cifra es del 13 %; en los enlaces de Wikipedia, del 11 %. En un informe reciente sobre el panorama de Internet en China se afirma que las páginas web publicadas antes de 2004 eran casi imposibles de encontrar porque los propietarios de los sitios eliminaban activamente el contenido antiguo. Por ironías del destino, las publicaciones de un bloguero chino sobre este asunto acabaron eliminándose.
La pérdida de datos personales no públicos es menos frecuente, pero su impacto es mucho más grave, por lo que hacer copias de seguridad de ellos debería ser una prioridad.
Qué guardar y cómo
En primer lugar, haz una lista de todos tus datos importantes. Piensa detenidamente en lo que es realmente valioso para ti del mundo digital y dónde lo guardas. ¿Fotos familiares? ¿Cuentas del hogar? ¿La tesis doctoral? ¿Ideas de diseño para tu futuro piso? ¿Notas personales? ¿Registros con los datos de todos tus entrenamientos? Clasifica todo en orden descendente de importancia y haz copias de seguridad empezando por el principio. En función del tipo de información, existen varias opciones para hacer la copia de seguridad.
Descargar los archivos en tu disco duro
Esta es la forma más sencilla de hacer copias de seguridad de fotos, documentos y otros archivos que se almacenan online, y se pueden abrir fácilmente en un ordenador. Guardar las páginas web de la misma manera es más difícil, pero no imposible: por ejemplo, puedes usar la opción “Guardar como PDF”. Te recomendamos que crees un sistema de almacenamiento coherente en tu ordenador para que después puedas encontrar los archivos fácilmente. Si ocupan demasiado espacio, puedes utilizar una unidad extraíble o configurar un almacenamiento conectado a la red (NAS) en casa. Para proteger tus datos del ransomware y el spyware, emplea un software de seguridad sólido, como Kaspersky Premium. Y para contar con seguridad contra el mal funcionamiento del equipo, puedes configurar una matriz RAID de unidades en tu ordenador o dispositivo NAS (la opción más sencilla y fiable, pero más costosa, es RAID 1).
Exportar datos desde servicios online
Las aplicaciones y servicios online que no utilizan archivos como tales (servicios de mensajería online, clientes de correo electrónico, bases de datos, aplicaciones de notas, etc.) a menudo permiten exportar los datos o crear un archivo comprimido o una copia de seguridad. Lee la ayuda correspondiente y examina los ajustes para saber cómo exportar los datos y qué formatos están disponibles.
Generalmente, los formatos más comunes son los siguientes: HTML, PDF, TXT o CSV. En este caso, los datos exportados pueden visualizarse fácilmente sin necesidad de software especializado y posteriormente migrarse a otro servicio. Al final de esta publicación encontrarás enlaces a las guías para hacer copias de seguridad de algunos servicios online populares.
Sin embargo, a veces el archivo de exportación es una caja negra que contiene una copia de seguridad que únicamente permite la restauración de los datos dentro del mismo servicio. Es lo que ocurre, por ejemplo, con las copias de seguridad de WhatsApp almacenadas en Google Drive o iCloud.
Utilizar software especializado
Algunos servicios online no ofrecen opciones de exportación o copia de seguridad; como es el caso de las redes sociales y los servicios de streaming. Para estos servicios, merece la pena buscar una herramienta de exportación o servicio online especializado haciendo búsquedas como NOMBRE DEL SERVICIO exportar o NOMBRE DEL SERVICIO copia de seguridad. Dos advertencias importantes al respecto: antes de descargar nada, (1) instala un programa de protección fiable en tu ordenador para no descargar malware en lugar de una herramienta útil; y (2) asegúrate de que el procedimiento de exportación no infrinja la legislación nacional ni los derechos de autor.
Guardar la copia de seguridad de los datos en otro servicio online
Para páginas web importantes, puedes crear copias de seguridad en servicios especializados. Por ejemplo, Pocket es ideal para un uso personal: la versión premium guarda no solo un enlace al documento, sino una copia de su texto completo. Para uso público, se pueden guardar copias de páginas web en el archivo de Internet web.archive.org o en el archivo similar archive.is. Próximamente publicaremos un artículo independiente sobre estos servicios.
Almacenar las copias de seguridad en varios servicios online al mismo tiempo
Esto supone una garantía contra el cierre o los problemas técnicos de uno de los servicios. Puedes combinar este consejo con el primero y descargar los archivos y guardarlos, por ejemplo, en una carpeta local de Dropbox en tu propio disco duro, que también se sincronizará automáticamente con tu almacenamiento en la nube. De esta manera, el archivo tendrá copias de seguridad tanto offline como en la nube. Almacenar dos copias de un documento, por ejemplo, en OneDrive y Google Drive puede llegar a parecer paranoico, pero realmente es fiable.
Configurar copias de seguridad automáticas en otro servicio
Esta es la manera definitiva de archivar en Internet: elimina la necesidad de actualizar las copias de seguridad manualmente. Para los archivos, puedes crear una tarea programada para copiarlos de una carpeta a otra, lo que te permitirá duplicarlos en tu servidor local y en el almacenamiento en la nube. Algunos servicios para tomar notas tienen módulos de sincronización adicionales que permiten crear automáticamente, por ejemplo, una nota en Joplin u Obsidian cuando aparecen nuevas tareas en Todoist, añadir las películas marcadas como “favoritas” en IMDb a notas independientes, copiar los artículos guardados en Pocket a Evernote, etc. Muchos de estos escenarios se pueden implementar a través de recetas preparadas en herramientas de automatización multiplataforma como IFTTT o Zapier.
Cuando la migración de datos está respaldada por la legislación
En algunos países y regiones, el derecho a descargar los propios datos y migrarlos a otro servicio (portabilidad de datos) está reflejado en la legislación: entre ellos, se encuentran la Unión Europea, India, Brasil y el estado de California en Estados Unidos. Si tu servicio online no ofrece opciones de exportación o copia de seguridad, puedes ponerte en contacto con el equipo de asistencia, citar la legislación correspondiente y obtener una copia de tus datos.
No te olvides de hacer copias de seguridad de tus datos online periódicamente, al menos una vez al mes.
Cómo hacer copias de seguridad de datos de servicios online específicos
Como las recomendaciones varían según el servicio y el tipo de datos, tenemos una serie de publicaciones dedicadas agrupadas con la etiqueta copia de seguridad. La lista se actualizará y complementará periódicamente, pero actualmente puedes leer sobre cómo crear copias de seguridad de los siguientes servicios:
- Notion
- Telegram
- Aplicaciones de autenticación para la autenticación de dos factores
- Otros servicios
¡Y no te olvides de mantener tus copias de seguridad seguras!
Consejos