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Si trabajas con un ordenador (lo que es muy probable), seguro que tratas con muchos documentos: financieros, técnicos e, incluso, confidenciales; por no hablar de los correos electrónicos que recibes todos los días. Además, por muy cuidadoso que seas, seguro que alguna vez te has equivocado de destinatario y le has enviado uno o varios documentos adjuntos al destinatario equivocado.
En términos de seguridad, se denomina filtración de datos. En un estudio que llevamos a cabo el año pasado, descubrimos que una de cada tres filtraciones acaba con un despido. Pero las filtraciones no solo tienen lugar cuando se envían documentos importantes a la persona incorrecta, sino también cuando las configuraciones de acceso no son las adecuadas. Y en esta publicación abordaremos este tema desde el punto de vista del patrón, sino del empleado cuya tarea es trabajar con documentos sin causar problemas.
Por tanto, a continuación, te damos una serie de consejos para mantener el orden de los datos y evitar una filtración en el trabajo.
No te lleves trabajo a casa
Cuando no te da tiempo a terminar algo en el trabajo, lo más lógico es que te lo lleves a casa. Pero debes tener en cuenta que, además de que no ayuda a conciliar tu vida laboral y personal, la buena práctica de seguridad lo desaconseja.
En la oficina, la seguridad es responsabilidad del equipo de seguridad informática de tu empresa, que implementa todo tipo de políticas y utiliza servicios para almacenar los datos de forma segura, proteger los ordenadores y demás. Los servicios para empresas suelen ser más seguros y configurables que las aplicaciones y servicios de usuarios individuales. Por ejemplo, en OneDrive for Business, Microsoft utiliza varios niveles de cifrado de datos y permite a las empresas bloquear el intercambio de documentos con todo el mundo. OneDrive para usuarios particulares no ofrece estas funciones.
Como resultado, si tiene lugar una filtración de datos a causa de las malas políticas de seguridad o porque tu ordenador no está suficientemente protegido, el culpable es el equipo de seguridad.
Pero si te llevas trabajo a casa o comienzas a utilizar servicios externos para almacenar documentos, tú serás el máximo responsable de la seguridad de esta información y, por tanto, deberás asegurarte de que no acabe en las manos equivocadas. Y, desgraciadamente, es muy fácil que esta información se pierda o se envíe por error.
Hay múltiples posibilidades. Por ejemplo, un documento de Google compartido como un enlace no solo lo pueden ver los destinarios, sino también los motores de búsqueda. Además, alguien podría robar un portátil que no esté protegido con contraseña o conectarse a tu smartphone mediante un puerto USB de carga en el aeropuerto.
No te olvides de retirar los derechos de acceso
No hace falta decir que trabajar con documentos compartidos es una práctica muy cómoda que nos permite trabajar desde casi cualquier parte; además, poder especificar quién tiene acceso a un documento nos facilita mucho la vida. Los problemas surgen cuando se otorgan derechos de acceso y no se revocan posteriormente.
Supongamos que has estado trabajando con un contratista, pero su parte ya está terminada y te olvidas de retirarle el acceso a los documentos. Entonces el contratista firma con la competencia que está deseando conocer todos tus secretos. Está claro lo que pasará cuando tus jefes se enteren, ya que tarde o temprano lo descubrirán.
Para evitar este tipo de situaciones, realiza comprobaciones periódicas de los documentos del trabajo para controlar los derechos de acceso. Si un empleado dimite o acaba despedido, retírale el acceso de inmediato a los archivos que compartes con él; al igual que cuando expire un acuerdo con algún contratista.
No compartas información con compañeros ajenos al asunto
Según ha demostrado nuestro estudio, el 30 % de los empleados jóvenes y el 18 % de una generación más antigua están dispuestos a compartir las credenciales de cuentas o del equipo del trabajo con sus compañeros. Se trata de una minoría, pero el simple hecho de que exista ya es un problema.
En primer lugar, tu compañero podría no ser de fiar y divulgar información confidencial de forma deliberada. Por lo que, si solo tú tienes acceso a este tipo de información, será muy fácil señalar al culpable en caso de filtración.
En segundo lugar, incluso el empleado más meticuloso podría eliminar o enviar por error un documento importante desde tu ordenador, pero su falta de maldad no te exculpará.
Por tanto, lo que divulgues a tus compañeros debe seguir el mismo procedimiento que cualquier otro caso, ya que cuando revelas algo, le estás concediendo acceso a información y ya sabes lo que puede pasar cuando ofreces accesos despreocupadamente.
Pon orden en tu correo electrónico
¿Alguna vez has enviado un correo a la persona equivocada? Seguro que te ha pasado alguna vez. ¿O te has olvidado de quitar a alguien del apartado de copia y has sufrido terribles consecuencias? Sí, somos conscientes de que son cosas que pasan a causa de las prisas y la falta de atención. Por ello, queremos darte el siguiente consejo para evitar o al menos minimizar este tipo de situaciones, crea una etiqueta (por ejemplo, Confidencial) y ponla en todos los mensajes con contenido confidencial. De esta forma, cuando envíes o respondas este tipo de mensajes, verás la etiqueta y prestarás más atención a los destinarios y a la información que envías.
Por cierto, hay otra razón por la cual mantener el orden en tu correo. Todas las bandejas de entrada contienen documentos o mensajes a los que hace falta recurrir de vez en cuando y tener que emplear más de un minuto en encontrarlos porque no te acuerdas de qué buscar no es de lo más ineficiente. Por ello, ahorrarás tiempo si organizas y clasificas los mensajes en carpetas.
Pon orden en casa
Nuestro estudio también indicó una estrecha correlación entre los hábitos en el hogar y en el trabajo. En otras palabras, si tu casa es un desastre, es probable que tu espacio de trabajo también lo sea, al igual que tu vida digital. Así comienza a cultivar poco a poco buenos hábitos de organización en tu espacio de trabajo digital.
