desorden digital
La línea que separa la vida personal y profesional cada vez es más difusa. La gente suele estar más horas en la oficina que en casa. Es más, hasta una cuarta parte realiza tareas de la empresa fuera de la oficina. Esto apunta a que el balance entre el trabajo y la vida personal no es asequible en la sociedad actual.
La falta de separación entre las tareas que llevamos a cabo en el trabajo y las que hacemos en casa podrían ser consecuencia de un rápido aumento en la cantidad de información digital a la que nos enfrentamos. Nuestras vidas personales y profesionales ahora dependen de estos datos almacenados en las redes sociales y en las cuentas de correo electrónico, documentos digitales y carpetas compartidas. Nuestro estudio reciente demuestra un gran desorden en los archivos empresariales y en la gestión de credenciales.
El fin del equilibrio entre el trabajo y la vida
Trabajar en una oficina de 9 a 5 tiene una serie de beneficios muy claros: un trabajo, sueldo y horario estable. Pero hace tiempo que este esquema desapareció. Ahora se espera que trabajemos un poco más, ya sea por una reunión extraordinaria, una fecha de entrega muy ajustada o, incluso, la fiesta de Navidad. Millones de trabajadores necesitan trabajar hasta tarde para poder realizar su trabajo con eficiencia. De hecho, se estima que los trabajadores de México laboran una media de 43 horas a la semana, siguiéndoles de cerca los trabajadores de Costa Rica, Grecia y Corea del Sur.
Aunque se aceptan, estas circunstancias han provocado que los trabajadores tengan que hacer malabares con sus vidas profesionales y personales. Dejar cosas personales en la oficina y realizar tareas domésticas en nuestra mesa de trabajo es muy común. Es común que los trabajadores tengan una muda de ropa en la oficina, así que ¿por qué no íbamos a hacer lo mismo con la información digital? Tener acceso a los datos que necesitamos, independientemente de su uso, tanto en casa como en la oficina facilita mucho las cosas.
El gran problema que las empresas pueden con este comportamiento es que el personal puede descuidar el almacenamiento de la información empresarial. Los trabajados que prefieren almacenar esta información en sus dispositivos personales no siempre son tan precavidos como para garantizar su seguridad. Evidentemente, esto repercute enormemente en la empresa afectada.
Las empresas tienen que gestionar los datos y al personal
Mientras que los trabajadores luchan por gestionar la información personal y empresarial, las empresas tienen la ardua tarea de supervisar y proteger un creciente número de archivos y datos. Nuestro estudio reveló que el 80 % de los empleados no se creen responsables de que los correos electrónicos, archivos y documentos cuenten con los permisos de acceso adecuados, ya sea que los hayan creados ellos o no.
Los datos personales confidenciales, la información de pagos y los códigos de autorización son solo algunos ejemplos de información de la que dependen las empresas para desempeñarse de manera eficiente. Pero el personal no almacena esta información de forma segura o correcta. Un poco más de la mitad (el 56 %) de los empleados eliminan de forma regular los objetos desactualizados del buzón de su correo electrónico y tan solo un tercio (34 %) se deshace de los archivos obsoletos en sus discos duros.
Este desorden digital es un problema aún más serio cuando la información se almacena en lugares en los que es difícil controlarla, como la nube o las carpetas compartidas, o cuando se transfieren los archivos. Si a esto le añades el rápido aumento en el número de archivos que se generan, resulta más complicado para las organizaciones gestionar la información empresarial. A pesar de todo, siguen siendo los responsables de garantizar que las personas ajenas no puedan acceder ni encontrar fácilmente los datos confidenciales. Si un empleado puede toparse con los salarios de sus compañeros, por ejemplo, ¿por qué no iba a hacerlo un cibercriminal?
Las empresas dependen del apoyo de su personal con la administración segura de los datos. Si los empleados y las organizaciones pueden afrontar juntos el desafío de la seguridad de la información, es mucho más probable que se promueva una ética y una cultura empresarial en la que todos se interesen por la protección de la empresa y se ayuden mutuamente para conseguirlo. Y por ello la capacitación de los empleados es tan importante: para que comprendan la importancia de la seguridad de los datos, su papel en todo ello y los pasos que deben seguir para garantizar su protección. Solo entonces los empleados podrán gestionar mucho mejor su información profesional y personal.
Aliviar la presión
Según nuestra experiencia y opinión, el desorden digital no es el problema, ya sea en la vida personal o en el trabajo. El problema estribar en que la responsabilidad del personal es insuficiente y en su incapacidad para elegir y utilizar diferentes ambientes para diferentes propósitos.
La experiencia de cada uno es diferente. Es más probable que las personas mayores, que en muchas ocasiones se sienten menos cómodas con las nuevas tecnologías, sean más reticentes a la hora de compartir sus contraseñas que los jóvenes, incluso aquellos que son demasiado jóvenes para asumir la responsabilidad total de sus actos. A su vez, todos conocemos a gente que se siente más cómoda trabajando en espacios organizados y otras que hacen mucho más en medio de pilas de papeles (¡no es un desastre, sino otro tipo de entorno!).
Por tanto, en lugar de centrarse en la instalación de soluciones empresariales en dispositivos personales (lo cual es complicado, incluso imposible en algunos países), o de intentar cambiar los hábitos de los empleados asustándolos, necesitamos entonces crear ambientes con un balance entre la seguridad y la comodidad para los diferentes tipos de información y procesos empresariales. Y aún más importante, debemos explicar la diferencia entre el trabajo que es totalmente interno a la empresa y los espacios en los que los empleados se comunican y colaboran con personas externas.
Cualquiera puede ordenar su propio refrigerador (o un escritorio o una solución en la nube), pero este debe ser cómodo y seguro para todos. Para ello, es necesario adoptar una serie de reglas y conocimientos comunes. Y, evidentemente, alguien tiene que hacer valer esas normas para que los hábitos de los empleados no interfieran con las necesidades de la empresa, ni con las necesidades ni la comodidad de los empleados.
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